コミュニケーションは量が質を生むと言われるように、接触回数を増やすことで信頼関係が深く築くことができるようになります。
そのため、1on1ミーティングでは、定期的かつ高頻度でお互いに接触してコミュニケーションを取ることが重要です。
しかしながら、信頼関係を築く1on1ミーティングを台無しにするNGワードがあることをご存知でしょうか？
「今日は、中止します」
定期的かつ高頻度で実施するためには、実施スケジュールを前もって決めておく必要があります。部下にとって、上司がわざわざ自分だけのために時間を確保していることが重要です。
しかしながら、前もって決めていた1on1ミーティングを何らかの理由で、決めていた日程に開催しなくなったら、どうなるでしょうか？
1on1ミーティング、ひいては部下自信が、上司にとって優先度が低いと受け取られてしまいます。
しかも、「中止」と伝えることは、上司にとって1on1はやってもやらなくても良いという認識であると伝えていることに他なりません。
1on1ミーティングは、基本的には中止してはいけません。緊急事態などで決めていた時間に実施ができない場合は、決して中止せずに、すぐにリスケジューリングをしてください。
「普通に」「常識的に」
「今週の結果を受けて、来週は○○したいと思います」
部下の報告、提案に対して、以下のような言葉を使って回答していませんか？
「普通に考えたら、○○はしないよね？」
「常識的に考えて、××した方が良いよね」
当然のことながら、上司と部下の「普通」や「常識」は異なります。
しかも、部下は自分なりに考えて発言したことが、「普通」ではない、「常識」はずれと指摘されたと考えます。そのため、このような言葉を受けると、問題を深く考察しようとする意欲が落ち、常識的な「正解」探しの思考に陥ってしまいます。
上司は「普通に」「常識的に」などの言葉を使わず、まずは部下に対して深い考察を促す質問ができないか、考えてください。また、指示をする場合でも、部下と認識の差を生むようなあいまいな言葉を使わない、もしくは使う場合は定義づけをすることを心掛けてください。
「○○したら良い」「××すべきだ」
「今週も未達成に終わったのですが、どうしたらよいでしょうか？」
「お客様が怒っているのですが、何をお伝えしたらよいでしょうか？」
このように部下から質問を受け、助けてあげようと
「○○したら良いよ」
「××すべきだ」
などと、具体的、詳細な指示をしていないでしょうか。
このような言葉は部下の上司に対する依存を強めます。何かあれば、上司が助けてくれる、考えてくれる、と上司にどんどん依存するようになります。
また、部下は自分ではなく上司が考えたことですので、受け身の姿勢での実行になります。さらに、実行したが結果を伴わない場合も、上司の責任だと考えるようになります。
部下に対して詳細すぎる指示をすること（マイクロ・マネジメント）をやめ、次のような質問をしてください。
「君はどうしたらよいと思う？」
「何が分かれば、答えが出ると思う？」
「未達成とのことだが、原因どうなっているのか？」
自分で考えることを促すために必要な質問をすることが重要です。
